加盟連鎖店管理規章辦法之財務(請購作業)稽查督導管理規定

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加盟連鎖店管理規章辦法之財務(請購作業)稽查督導管理規定

一、 加盟連鎖分店須按加盟總部稽查管理規定,無條件接受所屬督查稽察之有關請購作業上查核。

二、 稽查督導請購作業查核項目

督導稽核目的:確定請購管理作業是否皆符合規定辦理

督導稽核作業週期:每季至少一次


督導稽核作業重點


1、 各項資產及勞務之請購是否均填寫請(訂)購單。


2、 請購作業是否依職務授權制度訂定核決權限,按其金額大小及性質取得適當核准。


3、 請(訂)購單是否連續編號管理,以確認資料處理之完整性,並作為訂購之依據。


4、 物料(存貨)請購數量是否符合存量管制規定,安全存量最高、最低存量、請購點之要求。

5、 物料(存貨)請購數量是否符合經濟訂購量之要求,若並未執行經濟訂購量,可有敘明未能執行經濟訂購量之原因。


6、 物料(存貨)請購時,是否均有填寫3欄:庫存量/上月用量/本月已領用量。

請購作業稽核

項次

稽 核 事 項

符合

標準

1

各項資產及勞務之請購是否均填寫請(訂)購單?

 

 

2

請購作業是否依職務授權制度訂定核決權限,按其金額大小及性質取得適當主管核准?

 

 

3

請(訂)購單是否連續編號管理,以確認資料處理之完整性,並作為訂購之依據?

 

 

4

物料(存貨)請購數量是否符合存量管制規定(安全存量最高、最低存量、請購點)之要求?

 

 

5

物料(存貨)請採購數量是否符合經濟訂購量之要求,若並未執行經濟訂購量,可有敘明未能執行經濟訂購量之原因?

 

 

6

物料(存貨)採購時,是否均有填寫3欄:庫存量/上月用量/本月已領用量?

 

 

主管:                                                     查核人員:

 

 

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以下 加盟連鎖總部請採購財務管理知識及實務範例
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加盟連鎖總部請採購財務管理知識及實務範例(1) 當公司行號出納常常會遇到下列情形,同事拿了發票或是不符請款要件的請款單來,說因事態緊急,所以沒按照請採購流程填寫請採購單就先自行買了需要物品,現要來請款?


每次當出納的我,以請款要件不符規定退件時,請款同事不少這時會採取人情攻勢,以不就少簽一個主管章嘛!不就少寫幾個字嘛!不就.....嘛!的理由,要我通融過關,然規定就是規定,請款要件不符就是不能給款,最後都是以退件收場,然而在退件當下,不少請款同事常常會露出不滿或輕蔑的表情,真是無奈。

為什麼他們不站在公司立場想,這樣做違反規定當然不行啊,如果可以的話,那公司又何必規定請採購流程及填寫採購單及需各層單位主管核決呢?

 

 

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(此照片與內文無關)

 

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 加盟連鎖總部請採購財務管理知識及實務範例(2)同等品請採購作業規定


廠商如欲以同等品交貨,應敘明同等品之廠牌、價格及功能、效益、標準(或特性)等相關資料,供申請採購單位審查認定功能、效益、標準或特性等不低於招標文件所要求或提及者,並得提出同等品者供單位審查認定,方得以同等品使用。

同等品係指建材品質、性能均不低於原合約指定廠牌水準之同等商品。


阿甘創業加盟網提醒創業者開店業者,特別是加盟連鎖經營業者,同等品請採購,同等品其價格如較採購契約所載原要求或提及者為低,應自價金中扣除;其價格如較契約所載為高,應以原契約價金為準,不得加價。

 

 

加盟連鎖總部請採購財務管理知識及實務範例(3)

一般請採購流程是:

1. 有需求填寫請購單---> 
2.採購詢價購買--->
3.進貨點收驗收 --->
4.請款。

一般請採購流程步驟是:

第一步驟:請購人有需求,主管審核同意,填寫請購單交由採購單位。
第二步驟:採購單位詢價,採購主管同意後下單購買。
第三步驟:廠商出貨,公司點收貨驗收後交由原請購單位。
第四步驟:會計收到請款發票、請購單、驗收單後處理貨款事宜。

 

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加盟連鎖總部請採購財務管理知識及實務範例(4)

一、存貨請購

管理單位確認庫存數量是否足夠,若數量不足而有請購需求時,依相關核決權限核准後,填寫存貨類採購單載明相關採購資料,由採購人員依據採購單上數量單價向供應商進行採購。

 

  請購單

申請日期: 年  月  日
需要日期: 年  月  日 

品名 規格 單位 數量 估價單價 總計
           
           
           
           
           
合          計    
用途或說明(如須指定廠牌及議價請說明理由):  
總經理批示: 總務主任: 採購主管: 採購人: 請購主管: 請購人:
           


二、固定資產及費用類請購:
由需求人員填寫費用類採購單,依相關核決權限核准後,向供應商直接採購或由公司採購人員進行購買。

存貨採購單
採購單號:   日期  
項次 料品編號 品名 規格 單位 數量 單價 總價 交貨日期 付款條件
                   
                   
                   
                   
                   
核准:                         採購:                   製表:
請款單
請款單號   日期  
項次 採購單號 品名 數量 單價 總價 憑證編號
             
             
             
             
             
             
附件黏貼攔
核准:                       會計:                      經辦:

 

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